Avec la numérisation, tout devient plus rapide pour tous les participants de la chaîne concernée. L’utilisation de la valeur probatoire peut par exemple faciliter l’archivage des nombreux dossiers en versions numériques. Mais, en quoi consiste cette pratique ?
La valeur probatoire : qu’est-ce que c’est ?
D’un point de vue licite, le mot « probant » (ou probatoire) renvoie à ce qui forme une preuve. Alors, c'est un document qui peut prouver sa légitimité et son immuabilité. Les documents à valeur probante peuvent prouver des faits précis. Dans ce cas, que la dépense effectuée correspond à la réalité, sa rationalité constitue une preuve irréfutable de la dépense. Le document électronique peut ainsi avoir la même valeur que le document papier. Cela veut dire que les documents papier peuvent être numérisés conformément à la réglementation en vigueur, ce qui donne une version numérique identique à l’original en tous points. Mais pour être reconnu par les pouvoirs publics, le document doit avoir valeur probante. Autrement dit, l’originalité de l’archive numérique doit être prouvable, si nécessaire, pour lever tout doute quant à la possibilité d’altération. La valeur probante permet donc à un fichier numérique d’avoir la même valeur légale qu’un document papier original.
Pourquoi la valeur probatoire est-elle si importante ?
Les fichiers numériques peuvent être facilement changés et modifiés. Il existe des centaines d’applications, dont certaines sont accessibles au public, pour retoucher et éditer des fichiers. Un vendeur peu scrupuleux peut par exemple prendre un reçu pour une photo de restaurant avec son smartphone et modifier ensuite les chiffres via une application d’édition et enfin enregistrer le reçu. Il peut ainsi payer des notes de frais qui ne correspondent pas à la réalité. Voilà pourquoi, la preuve de la valeur, même la valeur probatoire est si importante, car toute information numérique peut être modifiée n’importe où et n’importe quand. Elle permet en effet d’ajouter un niveau de contrôle supplémentaire pour une conformité à toute épreuve. De ce fait, il évite la fraude tout en étant intégré aux professionnels du logiciel. Lorsque la preuve de la note de frais parvient au service comptable, le service comptable peut garantir l’exactitude du reçu et peut le traiter plus rapidement.
Comment certifier un document à valeur probante ?
Vous devez utiliser une solution professionnelle, qui peut être une imprimante multifonction avec la technologie nécessaire ou une application pour smartphone répondant aux normes fixées par la loi. En voici trois :
- La reproduction à l’identique : l’image et le contenu de la reproduction doivent être identiques à l’original. Rien ne doit être retouché, altéré ou modifié. Si un fichier doit être compressé pour réduire sa taille, cela doit être fait sans perte d’informations.
- Le format unique : tous les documents doivent être numérisés et stockés au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) pour l’interopérabilité du système et la durabilité des données.
- Le système de sécurité, de conformité ou d’horodatage doit être mis en place correspondant à au moins un Référentiel Commun de Sécurité (RGS) 1 étoile, intégrant particulièrement les dates des différentes opérations effectuées.